1. O que é a Reconciliação Bancária?
A reconciliação bancária (ou conciliação bancária) é o processo de comparar, movimento a movimento, o extrato bancário com os registos contabilísticos da empresa para confirmar que coincidem.
O objectivo é detectar:
- Movimentos registados na contabilidade mas ainda não reflectidos no banco (cheques por cobrar, transferências em trânsito)
- Movimentos no banco não registados na contabilidade (comissões bancárias, juros, débitos directos)
- Erros de lançamento (valor errado, duplicados)
- Fraudes ou movimentos não autorizados
Com que frequência fazer?
O mínimo recomendado é mensalmente. Empresas com muitas transacções devem considerar reconciliação semanal. Quanto mais frequente, mais fácil é detectar e corrigir discrepâncias antes que se acumulem.
2. Preparar os Dados para Reconciliação
Para fazer reconciliação bancária em Excel precisamos de dois conjuntos de dados:
Extrato Bancário
Exportado do banco em PDF → convertido para Excel com o Bank2PDF
- ✓ Data de cada movimento
- ✓ Descrição da operação
- ✓ Valor (débito/crédito)
- ✓ Saldo progressivo
Lançamentos Contabilísticos
Exportados do software de contabilidade (PHC, Primavera, Sage)
- ✓ Data do lançamento
- ✓ Descrição / documento
- ✓ Débito/crédito contabilístico
- ✓ Conta bancária (12xx)
Obter o extrato bancário em Excel
O primeiro passo — e muitas vezes o mais trabalhoso — é converter o extrato bancário PDF para Excel. O Bank2PDF faz isso automaticamente para qualquer banco português:
- Descarregue o extrato PDF no homebanking (CGD, BCP, Santander, Novo Banco, BPI, etc.)
- Carregue o PDF em bank2pdf.com
- Receba o Excel com colunas Data, Descrição, Débito, Crédito, Saldo
Exportar os lançamentos contabilísticos
No PHC: Contabilidade → Diário → Listagem → Exportar Excel, filtrando pela conta bancária (ex: 1211 — Depósitos à Ordem BCP).
No Primavera: Contabilidade → Consultas → Extracto de Conta → Exportar, filtrando a conta bancária correspondente.
No Sage: Contabilidade → Extracto de Conta → Exportar CSV.
3. Estrutura do Ficheiro Excel de Reconciliação
O ficheiro de reconciliação deve ter, no mínimo, 3 folhas:
| Folha | Conteúdo | Origem |
|---|---|---|
| Extrato_Banco | Movimentos do extrato bancário | Bank2PDF → Excel |
| Contabilidade | Lançamentos da conta bancária | PHC / Primavera / Sage |
| Reconciliação | Cruzamento e diferenças | Fórmulas (PROCV / Power Query) |
Colunas na folha Reconciliação
A folha de reconciliação deve ter estas colunas:
| A — Data | B — Descrição banco | C — Valor banco | D — Valor contab. | E — Diferença | F — Estado |
|---|
A coluna E (Diferença) é simplesmente =C2-D2. Se for 0, o movimento está reconciliado. A coluna F (Estado) usa uma fórmula condicional para indicar "OK", "Por reconciliar" ou "Diferença".
4. PROCV para Cruzar Movimentos
A fórmula PROCV (VLOOKUP em inglês) é a ferramenta clássica para cruzar os movimentos do extrato com os da contabilidade. A lógica é: para cada movimento do banco, procurar o equivalente nos lançamentos contabilísticos.
Chave de reconciliação
O problema da reconciliação bancária é que o banco e a contabilidade raramente têm a mesma descrição. A melhor chave de cruzamento é uma combinação de data + valor:
=TEXTO(A2,"DD-MM-AAAA")&"|"&TEXTO(C2-D2,"0,00")
Esta fórmula cria uma chave como 15-03-2025|-1250,00 (data + valor líquido). Faça o mesmo na folha Contabilidade. Depois use PROCV para cruzar:
=SEERRO(PROCV(F2,Contabilidade!F:G,2,0),"Não encontrado")
Dica: usar CORRESP + ÍNDICE em vez de PROCV
O PROCV só procura da esquerda para a direita. Para maior flexibilidade, use =ÍNDICE(Contabilidade!G:G,CORRESP(F2,Contabilidade!F:F,0)) — funciona independentemente da ordem das colunas.
Formatar diferenças automaticamente
Use formatação condicional para destacar linhas não reconciliadas. Seleccione a coluna E (Diferença) e aplique:
- Verde se E = 0 (reconciliado)
- Vermelho se E ≠ 0 (diferença)
- Amarelo se D = "Não encontrado" (sem correspondência)
5. Automatizar com Power Query
O Power Query (disponível no Excel 2016+ e Microsoft 365) é a forma mais eficiente de automatizar a reconciliação bancária. Em vez de copiar e colar dados todos os meses, o Power Query importa e transforma os dados automaticamente.
Configurar o Power Query para reconciliação
Importar o extrato bancário
Excel → Dados → Obter Dados → De Ficheiro → Do Excel. Seleccione o ficheiro Excel exportado pelo Bank2PDF. O Power Query carrega a folha com os movimentos.
Importar os lançamentos contabilísticos
Repita o processo para o ficheiro exportado do PHC/Primavera/Sage. Terá dois queries distintos.
Criar coluna-chave nos dois queries
Em cada query, adicione uma coluna personalizada com a chave data+valor: = Text.From([Data]) & "|" & Text.From([Valor])
Junção (Merge) entre os dois queries
Dados → Combinar Queries → Intercalar. Seleccione os dois queries, a coluna-chave de cada um, e o tipo de junção: Outer Left (para manter todos os movimentos do banco, mesmo sem correspondência).
Coluna de estado automática
Adicione uma coluna condicional: se Valor_Contab = null → "Por lançar"; se Valor_Banco ≠ Valor_Contab → "Diferença"; senão → "OK".
Carregar para folha e actualizar
Carregue o resultado para uma folha do Excel. No mês seguinte, basta actualizar os ficheiros de origem e clicar Actualizar Tudo — o Power Query refaz todo o processo automaticamente.
Resultado: reconciliação em 2 minutos por mês
Com o Power Query configurado, a reconciliação mensal resume-se a: (1) converter extrato PDF para Excel com o Bank2PDF, (2) exportar lançamentos do PHC/Primavera, (3) clicar "Actualizar Tudo" no Excel. Todo o cruzamento é feito automaticamente.
6. Tratar as Diferenças
Após o cruzamento, irão aparecer diferenças. As mais comuns e como as resolver:
Movimentos em trânsito (timing differences)
São movimentos que já foram lançados na contabilidade mas ainda não aparecem no banco (ex: cheque emitido mas não cobrado), ou vice-versa. Não requerem correcção imediata — registe-os como "Em trânsito" e verifique no mês seguinte se foram processados.
Comissões e encargos bancários não registados
O banco cobra comissões de manutenção, transferências, etc., que muitas vezes não são lançadas na contabilidade. Identifique estes movimentos no extrato, crie os lançamentos correspondentes (conta de Gastos Bancários — 69x) e registe-os.
Lançamentos duplicados
Se o mesmo movimento aparecer duas vezes na contabilidade, o saldo não vai coincidir. Use o Power Query para agrupar por chave e identificar duplicados — qualquer chave com count > 1 é suspeita. Verifique e anule o lançamento duplicado no software de contabilidade.
Valores incorrectos
Um lançamento com valor errado (ex: 1.250€ em vez de 1.500€) gera uma diferença exacta de 250€. Identifique o documento de origem, corrija o lançamento e registe a diferença com um documento rectificativo.
7. Reconciliação no PHC, Primavera e Sage
Os softwares de contabilidade português têm módulos nativos de reconciliação bancária que automatizam parte do processo descrito acima.
PHC CS — Módulo de Tesouraria
No PHC, aceda a Tesouraria → Reconciliação Bancária. Importe o extrato bancário (Excel do Bank2PDF) e o sistema cruza automaticamente com os lançamentos da conta bancária. Os movimentos não reconciliados ficam assinalados a vermelho. A partir do PHC 23.x, o módulo suporta importação directa de CSV.
Primavera BSS — Reconciliação Automática
No Primavera ERP, aceda a Tesouraria → Bancos → Reconciliação Bancária. Importe o extrato e o Primavera faz o cruzamento por data e valor. A reconciliação parcial (mesmo valor, datas diferentes) é assinalada separadamente para revisão manual.
Sage 50c — Extracto Bancário
No Sage, aceda a Contabilidade → Reconciliação Bancária. O processo é similar: importar extrato, seleccionar conta, e o Sage assinala os movimentos que coincidem. Os não reconciliados ficam visíveis para lançamento manual.
Guia detalhado de importação
Para instruções passo a passo de importação de extratos no PHC, Primavera e Sage, consulte o nosso artigo: Como Importar Extratos Bancários na Contabilidade.
8. Perguntas Frequentes
Qual a diferença entre reconciliação bancária e extracto de conta?
O PROCV não funciona quando os valores têm casas decimais — porquê?
=ARRED(C2,2). Alternativamente, use a chave de texto com TEXTO(C2,"0,00") que formata o número como string. Posso usar o Google Sheets em vez do Excel para reconciliação?
Como converter o extrato bancário PDF para Excel de forma rápida?
O saldo final não coincide após reconciliar todos os movimentos — o que fazer?
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