1. O Problema dos Extratos Bancários em PDF
Qualquer contabilista em Portugal conhece bem o problema: o cliente envia o extrato bancário em PDF, mas o software de contabilidade — PHC, Primavera ou Sage — precisa dos movimentos em formato estruturado (Excel ou CSV) para os importar.
Copiar os movimentos manualmente é inviável para extratos com centenas de linhas. E os bancos portugueses raramente disponibilizam exportação directa para Excel — a CGD, o BCP e o Santander exportam apenas em PDF ou OFX (formato que nem todos os ERPs suportam).
A solução em 2 passos
1. Converter o PDF do extrato bancário para Excel (usando o Bank2PDF)
2. Importar o Excel no software de contabilidade
Vamos mostrar exactamente como fazer cada um destes passos, incluindo o formato de Excel exigido por cada software.
2. Preparar o Excel no Formato Correcto
Antes de importar no software de contabilidade, o Excel com os movimentos bancários deve respeitar um formato padronizado. A boa notícia é que o Bank2PDF já gera o ficheiro neste formato automaticamente.
Formato padrão aceite por PHC, Primavera e Sage
| Coluna | Formato | Exemplo | Notas |
|---|---|---|---|
| Data | DD-MM-AAAA | 15-03-2025 | Hífens ou barras |
| Descrição | Texto livre | TRF SEPA João Silva | Máx. 255 chars no PHC |
| Débito | Número (vírgula decimal) | 1.250,00 | Sem símbolo € |
| Crédito | Número (vírgula decimal) | 500,00 | Sem símbolo € |
| Saldo | Número (vírgula decimal) | 12.450,00 | Opcional nalguns ERPs |
Bank2PDF gera este formato automaticamente
O Excel exportado pelo Bank2PDF tem exactamente estas colunas, com datas em DD-MM-AAAA e valores numéricos com vírgula decimal — pronto para importar sem modificações.
3. Importar Extratos Bancários no PHC
O PHC CS e o PHC GO permitem importar movimentos bancários através do módulo de Tesouraria. O processo é semelhante em ambas as versões.
Passo a passo — PHC CS / PHC GO
- Converter o extrato bancário para Excel com o Bank2PDF (formato CSV/XLS)
- No PHC, aceda a Tesouraria → Extractos de Conta → Importar Extracto
- Seleccione o ficheiro Excel ou CSV gerado pelo Bank2PDF
- No ecrã de mapeamento de colunas, mapeie: Coluna 1 = Data, Coluna 2 = Descrição, Coluna 3 = Débito, Coluna 4 = Crédito, Coluna 5 = Saldo
- Confirme o separador decimal: vírgula (,)
- Clique em Importar e verifique o resumo (nº de movimentos importados)
- Aceda a Tesouraria → Reconciliação Bancária para cruzar com os lançamentos contabilísticos
Problema comum no PHC: "Formato de data inválido"
O PHC rejeita datas no formato ISO (AAAA-MM-DD). Se isso acontecer, verifique se o Bank2PDF exportou em DD-MM-AAAA. Em alternativa, no Excel seleccione a coluna de datas, clique com o botão direito → Formatar Células → Data → seleccione o formato 14-03-2012.
PHC e o formato OFX/QIF
O PHC também suporta importação no formato OFX (Open Financial Exchange), que alguns bancos portugueses (como o BPI) disponibilizam directamente. Se o seu banco oferece este formato, pode importá-lo directamente no PHC sem conversão. Para bancos que só têm PDF (a maioria), a rota PDF → Excel via Bank2PDF é a mais fiável.
4. Importar Extratos Bancários no Primavera BSS
O Primavera BSS (nas versões Executive, Professional e Start) tem um módulo de Tesouraria robusto com suporte para importação de extractos bancários.
Passo a passo — Primavera BSS
- Converter o extrato para Excel com o Bank2PDF (guardar em CSV com separador ponto e vírgula)
- No Primavera, aceda a Tesouraria → Bancos → Extractos Bancários → Importar
- Seleccione o tipo de ficheiro: CSV/Excel
- Seleccione a conta bancária correspondente
- No assistente de importação, defina o mapeamento de colunas:
- Data de valor: coluna Data
- Descrição: coluna Descrição
- Débito/Saída: coluna Débito
- Crédito/Entrada: coluna Crédito
- Confirme e clique em Importar Movimentos
- Execute a Reconciliação Bancária em Tesouraria → Reconciliação
Primavera: separador CSV
O Primavera BSS prefere CSV com ponto e vírgula (;) como separador de colunas (padrão PT), não vírgula. O Bank2PDF exporta neste formato por padrão. Se tiver problemas, abra o CSV no Bloco de Notas para confirmar o separador.
Reconciliação bancária automática no Primavera
Após importar os movimentos, o Primavera permite reconciliar automaticamente com os documentos contabilísticos. Aceda a Tesouraria → Reconciliação Bancária, seleccione o período e conta, e o sistema assinala automaticamente os movimentos que têm correspondência nos lançamentos. Os não reconciliados ficam em destaque para revisão manual.
5. Importar Extratos Bancários no Sage
O Sage 50c e o Sage 100cloud (versões portuguesas) permitem importar extractos bancários através do módulo de Contabilidade ou de Gestão Financeira.
Passo a passo — Sage 50c Portugal
- Converter o extrato para Excel/CSV com o Bank2PDF
- No Sage, aceda a Contabilidade → Importações → Extracto Bancário
- Seleccione o banco e a conta contabilística
- Carregue o ficheiro CSV e defina o mapeamento de campos
- O Sage valida o número de movimentos e o saldo final
- Confirme a importação e aceda a Contabilidade → Reconciliação Bancária
Sage e extractos OFX
O Sage 50c suporta também o formato OFX/QFX (Quicken/Microsoft Money), que alguns bancos disponibilizam. O Novo Banco e o BPI oferecem este formato nas suas plataformas de homebanking. Verifique nas definições da sua conta online antes de converter o PDF.
6. TOConline, Contabilizei e Outros ERPs
TOConline
O TOConline (plataforma cloud portuguesa muito usada por TOCs) permite importar extractos bancários em Excel via Contabilidade → Importações → Movimentos Bancários. O formato requerido é idêntico ao padrão acima (Data, Descrição, Débito, Crédito, Saldo). O Excel do Bank2PDF é compatível directamente.
Contabilizei
O Contabilizei suporta importação de extractos em CSV. Na secção de Contas Bancárias, seleccione "Importar movimentos" e carregue o ficheiro gerado pelo Bank2PDF. O sistema reconhece automaticamente o formato se as colunas estiverem na ordem correcta.
Moloni
O Moloni é principalmente um software de facturação, mas inclui módulo de tesouraria com importação de extractos. Aceda a Tesouraria → Contas Bancárias → Importar Extracto e use o formato CSV standard.
Software personalizado / Excel directo
Muitos escritórios de contabilidade usam folhas de Excel próprias para reconciliação. Nesse caso, o Excel do Bank2PDF pode ser directamente copiado e colado ou ligado via Power Query para actualização automática.
7. Erros Comuns e Soluções
"Formato de data inválido" ao importar
O software espera datas em DD-MM-AAAA mas o Excel pode estar a mostrar AAAA-MM-DD. Seleccione a coluna de datas no Excel, vá a Formatar Células → Data e escolha o formato português (14-03-2012). Em alternativa, use o Bank2PDF que exporta sempre no formato correcto para Portugal.
Valores aparecem como texto, não como números
Acontece quando os valores têm o símbolo € ou quando o separador decimal é ponto (.) em vez de vírgula (,). Seleccione as colunas de valores, use Localizar e Substituir para remover o "€" e substitua o "." por ",". O Bank2PDF exporta valores sem símbolo e com vírgula decimal por padrão.
Movimento importado com sinal errado (débito em vez de crédito)
Alguns softwares (especialmente versões antigas) esperam que débitos sejam valores negativos numa única coluna "Valor", em vez de duas colunas separadas. Verifique as instruções de importação do seu software. O Bank2PDF gera duas colunas separadas (Débito e Crédito), que é o formato mais compatível.
O PHC não encontra a opção de importar extracto
A funcionalidade de importação de extractos requer o módulo de Tesouraria activado no PHC. Verifique a licença em Administração → Licença → Módulos. Se o módulo não estiver incluído, fale com o seu parceiro PHC. Em alternativa, o PHC permite importação via Excel directamente em alguns ecrãs de lançamentos.
Saldo final não coincide com o extrato bancário
Verifique se foram importados todos os movimentos (compare o número de linhas). Atenção a movimentos duplicados (pode acontecer se importar o mesmo período duas vezes). Também confirme se o saldo inicial da conta no software coincide com o saldo inicial do extrato.
8. Perguntas Frequentes
O Bank2PDF gera um Excel pronto para importar no PHC e no Primavera?
Qual o melhor formato para importar no Primavera: Excel ou CSV?
Posso importar extratos de vários meses de uma vez?
O meu banco disponibiliza OFX — preciso mesmo de converter o PDF?
Pronto para automatizar a importação?
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